实施电子档案管理系统的意义
2018-12-20 13:20:31
档案管理系统以"协同办公、文档管理"为核心,将文档管理、纸质文档管理、多媒体管理、图文档管理、安全加密、协同办公等各种应用与管理全面整合,各功能间相互关联,全程无缝管理,实现高效协同办公、轻松企业运营。以下汇总了企业为什么要实现档案信息数字化管理的原因:1、档案信息数字化能够提供档案信息方便快捷的服务方式。数字化的档案信息可以通过网络等现代技术实现异地的远程利用,为需求者提供方便快捷的档案信息服务方式和途径。2、档案信息数字化是对纸制档案原件实行有效保护方式。档案唯一性、原始性和凭证性是真实记录历史的重要体现,因而历史的延续需要必须最大限度的保护档案,档案数字化之后,档案利用方式主要是使用数字化的档案信息,档案原件从而得到了有效保护。3、档案信息数字化能够使不同载体形式的档案信息得到转化与再现。根据档案载体形式的不同,我们将录音、录像、幻灯、照片等各种形式的档案信息经过数字转换,也同样再现其它载体档案信息的真实内容,既加强管理又方便利用。4、档案信息数字化为实现档案信息资源共享奠定基础。在当今信息化和数字化技术飞速发展的时代,档案信息数字化是档案管理发展的必然趋势和方向,我们现在所做的档案数字转化工作除强化自身管理和方便档案信息的利用外,为今后在国家大环境下作为科学技术档案信息数据库并入国家数字档案联网数据库实现资源共享做好基础准备。5、档案信息数字化为电子政务和无纸办公的信息接轨创造条件。随着电子政务的不断发展和技术成熟,无纸办公和电子文档的普遍应用,这是现代办公和国际管理发展的必然趋势,根据国家对电子文档的标准统一和进一步规范,在法律规定允许范围内,电子文档可直接采用数字方式存档,与早期纸制档案的数字转化信息共同组成数字档案信息库,便于资源共享。档案管理系统是通过建立统一的标准以规范整个文件管理,包括规范各业务系统的文件管理的完整的档案资源信息共享服务平台,内容可涵盖人事档案录入、查询、统计、报表、导出EXECL、打印输出等,全面支持图片扫描管理模式,操作简便、功能卓越,是人事档案管理人员的得力助手。主要实现档案流水化采集功能,作用有以下几点:1、准确反映企业的成长历程档案记录着企业成长的点点滴滴,何时开业,创业者是谁,何时盈利,何时扩张,战略目标调整过几次、掌门人有无变动等等都可以从企业档案中找到答案。企业发展何时平稳、何时动荡,原因何在,也可以从中找到规律和解答。2、防患企业商业秘密外泄企业档案无不涉及商业机密,如果没有统一管理,任凭管理人员个人处置,势必容易丢失,丢失就有泄密可能。档案不仅要统一管理,而且还有要保密意识。3、决策制订的参谋和帮手企业做决策、出方案,往往都要查找历史数据,进行同比分析或方案对比,没有档案就无法进行。档案管理良好的企业,死档案强过活帮手。好记性不如烂笔头。人脑记忆总有误差的时候。做决策离不开档案资料。4、企业文化的活标本很多企业搞企业文化建设总喜欢请专家帮忙,殊不知,企业文化是企业成员思想意识在企业制度规范、员工行为、厂容厂貌等诸多方面的投射或反映。是企业员工自己培养创建起来的,是不假外求的东西。做好档案管理的企业,在整理完善企业文化时,不需要搜索枯肠,不需要绞尽脑汁,不需要编造,只需要将全体员工认可的价值观、制度规范、行为准则梳理、补充、完善,企业文化的基本内容就有了。再结合企业发展史上的重要事件的整理、以及优秀员工代表的事迹总结,企业文化就丰富起来了。5、企业宣传的资料库档案管理好的企业需要进行宣传时,只需在档案室调取资料就行了,不需要临时抱佛脚,打乱正常工作,也不需要像演员彩排似的,劳命伤财,准备道具、背景。档案管理好的企业,宣传资料真实可信,对宣传和扩大企业影响力有百利而无一害。档案管理实在是一举多得的事情。6、员工成长的断代史很多企业员工进来时一张表,出去时还是一张表。更有甚者,这个员工一走,这一张表也不知什么时候就消失得无影无踪了。这实在是大错特错的事。人事部门对于已经离职的员工档案应该定期移交档案管理部门。离职员工不一定都是企业的敌人,说不定哪一天企业的员工成了名人,他的档案可就成了珍贵史料。这有点夸张,但并非没有可能。人事部门应该加强员工档案管理,每年补充、更新员工档案内容,准确及时记录员工成长的脚步。员工在企业多少年,档案就应该记载多少年的主要成长历程。企业人事档案应该成为员工成长的断代史。综上所述,实现档案管理规范化,可以提高档案业务工作的效率、降低档案管理者的劳动强度,降低管理成本。而实现档案管理的电子化,更是可以将档案管理达到事半功倍的效果,使用电子软件管理档案通过网络就可以随时随地的进行档案检索、借阅,亦可进行档案业务管理工作。不仅可以提高效率,还能减少档案丢失、泄密的危险。也能为企业变革管理,配合组织、流程、信息一体化的整合,集团档案知识管理将从传统档案管理模式转化为以价值为导向的档案知识管理模式,以实现企业战略为目标的价值管理模式,达到集团档案知识管理模式的进一步创新。
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